Ofis köçürməsini iş prosesini dayandırmadan necə planlamalı?

Ofis köçürməsini iş prosesini dayandırmadan təşkil etmək üçün əvvəlcə hansı funksiyaların fasiləsiz işləməli olduğunu müəyyənləşdirmək lazımdır. Satış, müştəri dəstəyi və ödəniş əməliyyatları üçün ayrıca keçid planı qurulduqda mebel və avadanlıq mərhələlərlə daşına bilər. Məqsəd hər şeyi bir gündə köçürmək deyil, komandanın yeni ünvanda işə hazır olmasıdır.

Bu bələdçi Bakı və Abşeronda ofis dəyişən komandalar üçün nümunə plan təqdim edir. Müddətlər iş yerlərinin sayı, texniki infrastruktur və binaya giriş şərtlərinə uyğunlaşdırılmalıdır. Daşınma hissəsini APAR ofis köçürülməsi xidməti ilə əvvəlcədən razılaşdıra bilərsiniz.

İlk addım: məsul şəxs və inventar siyahısı

Köçürməyə bir koordinator təyin edin. Hər şöbədən bir əlaqə şəxsi seçilsin; mebel, texnika və sənədlər üçün ayrıca siyahı hazırlansın. Əşyanın adı, sayı, mövcud otağı, yeni otağı və xüsusi daşıma tələbi eyni sənəddə göstərilsin.

• İş yerləri: masa, kreslo, monitor, kompüter və əlavə avadanlıq.
• Ümumi avadanlıq: printer, şəbəkə qurğuları, mətbəx texnikası və arxiv dolabları.
• Xüsusi yüklər: seyf, iri server şkafı və sökülməsi çətin mebel.
• Giriş məlumatı: mərtəbə, lift ölçüsü, yük limiti, dayanacaq və binanın iş saatları.

İnventar həm uyğun avtomobilin seçilməsinə, həm də yeni ofisdə təhvil yoxlamasına kömək edir. Ağır əşyalar varsa, xüsusi yük daşınması barədə bələdçiyə də baxın.

Köçürmədən 2 həftə əvvəl: yeni ofisi hazırlayın

Yeni ofisin otaq planını təsdiqləyin və masaların yerlərini nömrələyin. İnternet provayderi ilə qoşulma tarixini dəqiqləşdirin; elektrik, şəbəkə çıxışları və telefon xəttini yoxlayın. Köhnə və yeni binada yük liftindən istifadə, giriş icazəsi və maşının dayanacağı əvvəlcədən razılaşdırılsın.

Müştəri ilə fasiləsiz əlaqə saxlayan əməkdaşlar üçün noutbuk, alternativ internet və müvəqqəti iş yeri ayırın. Hər iki ünvanda internetin işlədiyini görmədən əsas komandanın bağlantısını kəsməyin. Şirkətin ünvanının saytda, sənədlərdə və xəritə profilində yenilənməsi üçün də məsul şəxs müəyyənləşdirin.

Köçürmədən 3 gün əvvəl: qablaşdırma və etiketləmə

Əvvəlcə gündəlik istifadə olunmayan arxivi və ehtiyat əşyaları qablaşdırın. İş üçün vacib avadanlığı son mərhələyə saxlayın. Qutulara əməkdaşın və ya şöbənin kodunu, yeni otağı və sıra nömrəsini yazın. Məsələn, “Satış — otaq 2 — qutu 04” etiketi yeni ünvanda axtarış vaxtını azaldır.

• Kabelləri aid olduğu cihazla eyni etiketli paketdə saxlayın.
• Məxfi sənədləri bağlı qutularda, təhvil siyahısı ilə daşıyın.
• Monitor və kövrək hissələr üçün uyğun qoruyucu qablaşdırma hazırlayın.
• Vintləri mebelin adı yazılmış paketdə toplayın.
• Şəxsi əşyaları şirkət inventarından ayırın.

Material seçimi üçün qablaşdırma yoxlama siyahısından istifadə edin.

Həftəsonu üçün nümunə iş qrafiki

Aşağıdakı ssenari həftəiçi işləyən kiçik və orta ofis üçündür. Gecə və ya həftəsonu çalışan şirkətdə mərhələləri növbələrə uyğun bölmək lazımdır.

1. Cümə, iş saatından sonra: vacib məlumatların ehtiyat nüsxəsi yoxlanır, son avadanlıq söndürülür və qablaşdırılır.
2. Şənbə: mebel və qutular daşınır, inventar siyahısı ilə qəbul edilir, yeni otaqlarda yerləşdirilir.
3. Bazar: IT komandası şəbəkəni, kompüterləri, printerləri və giriş icazələrini sınaqdan keçirir.
4. Bazar ertəsi, işdən əvvəl: məsul şəxslər öz şöbələrini yoxlayır, çatışmazlıqlar vahid siyahıya yazılır.

Ehtiyat planı saxlayın: internet və ya əsas sistem hazır deyilsə, kritik əməkdaşlar əvvəlcədən hazırlanmış müvəqqəti iş yerlərindən işləyə bilsin. Hər keçid mərhələsinə vaxt ehtiyatı ayırın.

IT avadanlığını necə təhvil verməli?

Ehtiyat nüsxənin mövcud olması kifayət deyil: bərpa imkanını IT məsulu yoxlamalıdır. Qurğular istehsalçı qaydasına uyğun söndürülsün, bağlantılar foto və etiketlə qeyd olunsun. Həssas elektronika uyğun antistatik və zərbəuducu qablaşdırmada qorunsun. Serverlərin daşınma üsulu, yerləşdirilməsi və yenidən işə salınması texniki komanda ilə razılaşdırılsın.

Yeni ofisdə internet, daxili şəbəkə, VPN, telefon, printer və istifadəçi girişlərini real iş ssenarisi ilə yoxlayın. Daşıma komandasının fiziki təhvil işi ilə IT komandasının sistem sınağı ayrı məsuliyyətlər kimi qeydə alınsın.

Qiymətə və iş həcminə nə daxildir?

Təklif alarkən avtomobil, reys sayı, yükləmə-boşaltma, mebelin sökülməsi və yığılması, qablaşdırma materialları və gözləmə şərtlərini ayrı-ayrılıqda dəqiqləşdirin. İş yerlərinin sayı ilə yanaşı iri avadanlığın ölçülərini və hər iki ünvanın giriş şəraitini göndərin. Yükdaşıma qiymətini dəyişən amillər büdcəni hazırlamağa kömək edəcək.

Tez-tez verilən suallar

Ofisi tam fasiləsiz köçürmək mümkündür?

Bu, biznesin texniki imkanlarından asılıdır. Şöbələr üzrə keçid, ehtiyat bağlantı və müvəqqəti iş yerləri fasiləni azaltmağa kömək edir; bütün şirkətlər üçün sıfır fasilə vədi düzgün olmaz.

Kiçik ofis üçün də plan lazımdır?

Bəli. Bir inventar siyahısı, etiketləmə qaydası, giriş icazəsi və təhvil məsulu belə qarışıqlığı xeyli azaldır.

Ofis köçürülməsini necə sifariş etməli?

Onlayn sifariş formasında ofis köçürülməsini seçin və ya *7070 nömrəsinə zəng edin. Tarixi, ünvanları, iş yerlərinin sayını və əlavə xidmətləri bildirərək uyğun planı dəqiqləşdirin.